BERICHT VAN DE RAAD VAN COMMISSARISSEN

De Raad van Commissarissen dankt de directie en medewerkers voor hun niet aflatende inzet en motivatie, ook in 2021.

DE TOEZICHTHOUDENDE ROL

De Raad van Commissarissen (RvC) heeft tot taak toezicht te houden op (het beleid van) de directie en de algemene gang van zaken bij Cyclus en richt zich daarbij op het belang van de onderneming. De RvC staat de directie met advies ter zijde.

Het toezicht wordt gehouden door formele en informele overlegmomenten. Maandelijks is er een informeel overleg tussen de voorzitter van de RvC en de bestuurder. In 2021 zijn de RvC en directie acht keer (virtueel) bij elkaar gekomen: in zes reguliere vergaderingen en twee vergaderingen over het project CyMergie. Voorafgaand aan de RvC-vergadering vindt informeel overleg plaats. Daarnaast overlegt de RvC maandelijks onderling over actuele ontwikkelingen.

Vast agendapunt in de reguliere vergaderingen zijn de financiële rapportages en de toelichting daarop. Daarnaast waren de belangrijkste gespreksonderwerpen:

  • Financieel beleid Cyclus
  • Jaarverslag 2020
  • Accountantsverslag 2020, in aanwezigheid van de externe accountant
  • Begroting 2022
  • Meerjarenraming 2023-2026
  • Managementletter 2021
  • Aanbestedingskalender
  • Strategie Cyclus
  • Levering, beheer en onderhoud inzamelcontainers
  • Project CyMergie
  • Strategisch risicomanagement
  • Werving en selectie commissaris per 1 juli 2022

Project CyMergie

In februari gaven de aandeelhouders opdracht tot uitvoering van een onderzoek naar de (financiële) haalbaarheid om samen met Meerlanden een GFT-verwerkingsinstallatie te realiseren voor de verwerking van het door Cyclus en Meerlanden ingezamelde GFT.

Levering, beheer en onderhoud inzamelcontainers

In de loop van het jaar verslechterde de dienstverlening van de leverancier Waste Vision op het gebied van levering, beheer en onderhoud van boven- en ondergrondse inzamelcontainers steeds verder en kon het bedrijf een groot deel van de contractafspraken niet meer nakomen. Dit stelde Cyclus voor grote uitdagingen. De bestuurder en RvC hebben over de problematiek regelmatig overleg gevoerd.

Financieel beleid

Leidraad voor Cyclus is een positief bedrijfsresultaat dat in welke vorm dan ook terugvloeit naar de aandeelhoudende gemeenten. Dit principe en andere financiële kaders zijn beschreven in het financieel beleid van Cyclus dat de aandeelhouders in december unaniem vaststelde. De kostprijzen en verkooptarieven werden opnieuw herijkt. Deze hangen nauw samen met het financieel beleid.

ALGEMENE VERGADERING

Er waren vier Algemene Vergaderingen van Aandeelhouders; twee reguliere vergaderingen en twee over het project CyMergie.

De AVA behandelde onder meer de volgende onderwerpen:

  • Jaarrekening en bestemming resultaat 2020
  • Jaarverslag 2020
  • Strategie Cyclus
  • Begroting 2022
  • Meerjarenraming 2023-2026
  • Onderzoeksopdracht project CyMergie
  • Werving en selectie commissaris per 1 juli 2022
  • Beloningsstructuur Raad van Commissarissen

RAAD VAN COMMISSARISSEN

Zelfevaluatie

Ook in 2021 heeft de RvC zijn eigen functioneren geëvalueerd. Naast een terugblik op het met elkaar werken in een gedeeltelijke nieuwe samenstelling, is ook stil gestaan bij de wenselijke competenties van de RvC in de komende jaren.

Rooster van aftreden

In het derde kwartaal is gestart met de werving en selectie van een commissaris die per 1 juli 2022 commissaris Josette Keegstra moet opvolgen. De werving- en selectiecommissie bestaat uit drie RvC-leden en drie leden namens de aandeelhouders. Voor de voordracht van deze commissaris geldt een versterkt aanbevelingsrecht van de ondernemingsraad.

ONDERNEMINGSRAAD

Conform artikel 24 van de Wet op de ondernemingsraden was een delegatie van de Raad van Commissarissen twee maal aanwezig bij een overlegvergadering waarin de algemene gang van zaken van Cyclus werd besproken. Gespreksonderwerpen waren onder meer het jaarverslag 2020 en de (meerjaren)begroting 2022-2026, te verwachten WOR-aanvragen, financiële rapportages, strategische ontwikkelingen en de voordracht van de per 1 juli 2022 nieuw te benoemen commissaris namens de OR. Ook is er kennis gemaakt met de commissarissen Michiel van den Berg en Peter Ploegsma.

VOORSTEL VASTSTELLEN JAARREKENING EN WINSTBESTEMMING

De door het bestuur opgemaakte en door de commissarissen mede ondertekende jaarrekening over 2021 gaat vergezeld van alle wettelijk vereiste aanvullende gegevens en het door het bestuur opgemaakte directieverslag. De jaarrekening is voorzien van een goedkeurende verklaring van 25 mei 2022 van Lansigt Accountants overeenkomstig artikel 34 van de statuten.

De winst van de vennootschap over 2021 bedraagt € 484.000.

In de Algemene Vergadering van 16 juni 2022 wordt aan de aandeelhouders een voorstel gedaan tot:

  • Vaststelling van de jaarrekening 2021.
  • Toevoeging van de winst over het boekjaar 2021 ten bedrage van € 484.000 aan de overige reserves, daarbij rekening houdend met het door de algemene vergadering overeenkomstig artikel 36 lid 4 bepaalde minimumpercentage van 35 procent voor het eigen vermogen in relatie tot het balanstotaal.
  • Decharge van de directeur van Cyclus en de Raad van Commissarissen voor het in 2021 gevoerde bestuur, respectievelijk het gehouden toezicht.

Raad van Commissarissen,

Jan Prins, Voorzitter
Josette Keegstra, vice voorzitter/secretaris
Michiel van den Berg
Peter Ploegsma

Moordrecht, 25 mei 2022