BERICHT VAN DE RAAD VAN
COMMISSARISSEN

BERICHT VAN
DE RAAD VAN
COMMISSARISSEN

De Raad van Commissarissen dankt de directie en medewerkers voor hun inzet en motivatie in 2023.

DE TOEZICHTHOUDENDE ROL

De Raad van Commissarissen (RvC) heeft als taak toezicht te houden op (het beleid van) de directie en de algemene gang van zaken bij Cyclus en richt zich daarbij op het belang van de onderneming. De RvC staat de directie met advies ter zijde.

Het toezicht wordt gehouden door formele en informele overlegmomenten. Maandelijks is er een informeel overleg tussen de voorzitter van de RvC en de bestuurder. In 2023 zijn de RvC en directie zes keer in vergadering bijeen gekomen. De RvC overlegt maandelijks onderling over actuele ontwikkelingen met betrekking tot Cyclus. Eenmaal per jaar evalueren de commissarissen hun individueel en gezamenlijk functioneren. De remuneratiecommissie heeft dit jaar twee keer gesproken met de bestuurder.

Vaste agendapunten in de reguliere vergaderingen zijn de financiële rapportages, de toelichting daarop en strategisch risicomanagement. Daarnaast waren de belangrijkste gespreksonderwerpen:  

  • Jaarverslag 2022
  • Accountantsverslag 2022, in aanwezigheid van de externe accountant
  • Begroting 2024
  • Meerjarenraming 2025-2028
  • Aanbestedingskalender 2024
  • Selectie nieuwe accountant
  • Oprichting demontagebedrijf
  • Marktconformiteitsrapportage
  • Start werving en selectie nieuwe bestuurder
  • Werving en selectie nieuwe commissaris
  • Bedrijfsongevallen/veilig werken
  • Lachgascilinders
  • Project Cymergie

Selectie nieuwe accountant
De aandeelhouders hebben op voordracht van de RvC Horlings Nexia in juni 2023 benoemd als accountant van Cyclus voor de jaarrekeningcontrole met ingang van boekjaar 2023 en voor een periode van minimaal vier jaar, omdat de vorige accountant de dienstverlening had opgezegd. De adviescommissie voor de selectie van een nieuwe accountant kwam, na gesprekken met drie accountantsbureaus, tot dit advies aan de RvC. Het bureau is enthousiast, nieuwsgierig naar de afvalbranche en de processen binnen Cyclus en qua controle-aanpak vernieuwend.

Oprichting demontagebedrijf
In september besprak de RvC een voorstel van de directie tot oprichting van een demontagebedrijf. In het demontagebedrijf wordt grof huishoudelijk afval gesorteerd/gedemonteerd tot herbruikbare grondstoffen. Vervolgens gaan op termijn alle vrijgekomen grondstoffen uit het demontagebedrijf naar maakbedrijven in de regio. Met het demontagebedrijf wordt nieuwe werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gecreëerd. De RvC staat achter de oprichting van het bedrijf. Het is een mooi initiatief, met maatschappelijke waarde, en een voorbeeld van hoe de transitie naar een circulaire economie kan worden vormgegeven. 

Marktconformiteitsrapportage
Uit de rapportage blijkt dat Cyclus in het algemeen marktconforme tarieven hanteert. Daar waar dit niet het geval is, treedt Cyclus in overleg met de betreffende gemeente. De RvC constateert dat de marktconformiteit van Cyclus ten opzichte van de vorige rapportage is verbeterd. 

Start werving en selectie nieuwe bestuurder
De huidige bestuurder treedt per 1 februari 2024 uit dienst van Cyclus. Voor de werving en selectie van de nieuwe bestuurder is een commissie ingesteld, bestaande uit twee aandeelhouders en twee commissarissen. In 2023 is de profielschets van de directeur opgesteld en is het externe bureau voor de werving en selectie geselecteerd. In 2024 wordt zo snel mogelijk gestart met de werving van de nieuwe bestuurder.

Project Cymergie
Net als in 2022 werd in 2023 gezocht naar een geschikte locatie voor de GFT+E vergistingsinstallatie. Om uiteenlopende redenen vielen mogelijke locaties af. Het project kan worden voortgezet zodra een geschikte locatie is gevonden. Cymergie brengt alle locatie-opties nog één keer goed in beeld. De bestuurder houdt de raad geregeld op de hoogte van de ontwikkelingen.

Presentatie afdelingen Cyclus
Ook dit jaar is een geregeld terugkerend onderwerp op de agenda van de vergaderingen van de Raad van Commissarissen de presentatie van een afdeling of specifieke dienstverlening binnen Cyclus. Op deze manier wordt de Raad van Commissarissen meer in detail op de hoogte gesteld van de actuele onderwerpen binnen de organisatie.

Mee in de uitvoering
Alle commissarissen hebben in 2023 een dagje meegelopen op een route van de inzameling en/of op de milieustraten. Een ervaring die voor herhaling vatbaar is. De commissarissen hebben enorme waardering voor het werk dat de medewerkers iedere dag weer voor elkaar krijgen. 

ALGEMENE VERGADERING

Er waren vier Algemene vergaderingen van Aandeelhouders: twee reguliere en twee informele vergaderingen. De informele vergaderingen worden vanaf 2023 gecombineerd met de bijeenkomsten van het Grondstoffenplatform-Bestuurlijk (de vakwethouders).

De AVA behandelde onder meer de volgende onderwerpen:

  • Jaarrekening en bestemming resultaat 2022
  • Jaarverslag 2022
  • Begroting 2024
  • Meerjarenraming 2025-2028
  • Demontagebedrijf
  • Werving en selectie commissaris per 1 juli 2023
  • Profielschets directeur Cyclus

RAAD VAN COMMISSARISSEN

Rooster van aftreden
In juni 2023 hebben de Raad van Commissarissen en aandeelhouders (RvC) afscheid genomen van hun voorzitter Jan Prins. Hij was vanaf 2011 voorzitter van de RvC. Namens alle betrokkenen bij Cyclus bedanken wij hem hartelijk voor zijn uitstekende voorzitterschap, inzet en betrokkenheid. De RvC heeft Peter Ploegsma uit zijn midden gekozen als nieuwe voorzitter per 1 juli 2023. Debby Woesthuis vervult per die datum de rol van vice-voorzitter/secretaris. Per 1 juni 2023 is Vera Luijendijk door de aandeelhouders benoemd tot commissaris voor een periode van vier jaar.

SAMENSTELLING

De heer drs. P. Ploegsma, voorzitter

Benoeming: 1-1-2021
Zittingstermijn: 1-1-2025
Hernoembaar: ja

Nevenfuncties:

  • Lid Raad van Bestuur stichting Aafje
  • Voorzitter Raad van Toezicht Pensioenfonds PostNL
  • (niet uitvoerend) Voorzitter bestuur Fonds Nuts Ohra (FNO)
  • Bestuurslid Stichting Rijnmondnet

Mevrouw drs. D.J. Woesthuis-Bronckers, vice-voorzitter / secretaris (per 1-7-2022)

Benoeming: 1-7-2022
Zittingstermijn: 1-7-2026
Hernoembaar: ja

Nevenfuncties:

  • Directeur Facilitair Bedrijf UMC Utrecht
  • Lid Raad van Toezicht Stichting Meerkring, voorzitter renumeratiecommissie
  • Lid Adviesraad Zorgnetwerk Nederland 

De heer ir. MBA M.M.D. van den Berg, lid

Benoeming: 1-7-2020
Zittingstermijn: tot 1-7-2024
Hernoembaar: ja

Nevenfuncties:

  • CEO Eteck Energiebedrijven B.V.
  • Lid Raad van Advies Duurzame Leefomgeving AT Osborne 

Mevrouw drs. V.O. Luijendijk, lid

Benoeming: 1-7-2023
Zittingstermijn: 1-7-2027
Hernoembaar: ja

Nevenfuncties:

  • Lid Raad van Commissarissen Havenbedrijf Moerdijk B.V.
  • Lid Raad van Commissarissen Woonstad Rotterdam, voorzitter renumeratiecommissie
  • Lid toetsingscommissie Anton Jurgens Fonds
  • Lid Raad van Toezicht Stichting Nationaal Warmtefonds I en II
  • Lid Raad van Toezicht en voorzitter van de auditcommissie Stichting Orion 
  • Lid Raad van Commissarissen Ontwikkelingsbedrijf Noord-Holland-Noord N.V.
  • Lid en voorzitter (interim) van de Raad van Toezicht van Theater Utrecht
  • Examinator Hogeschool Rotterdam, afstudeerrichting Finance & Control
  • Directeur-eigenaar WaardeV.O.L. advies, bestuur en toezicht

ONDERNEMINGSRAAD

Conform artikel 24 van de Wet op de Ondernemingsraden was een delegatie van de Raad van Commissarissen tweemaal aanwezig bij een overlegvergadering waarin de algemene gang van zaken van Cyclus werd besproken. Gespreksonderwerpen waren onder meer het jaarverslag 2022, de (meerjaren)begroting 2023- 2027, te verwachten WOR-aanvragen en financiële rapportages.

VOORSTEL VASTSTELLEN JAARREKENING EN WINSTBESTEMMING

De door het bestuur opgemaakte en door de commissarissen mede ondertekende jaarrekening over 2023 gaat vergezeld van alle wettelijk vereiste aanvullende gegevens en het door het bestuur opgemaakte directieverslag. De jaarrekening is voorzien van een goedkeurende verklaring van 28 mei 2024 van Horlings Accountants & Belastingadviseurs overeenkomstig artikel 34 van de statuten.

Raad van Commissarissen,

Peter Ploegsma, voorzitter
Debby Woesthuis-Bronckers, vice-voorzitter
Michiel van den Berg, lid
Vera Luijendijk, lid

Moordrecht, 28 mei 2024