BERICHT VAN DE RAAD VAN COMMISSARISSEN

Nederland moet zuiniger en slimmer met grondstoffen omgaan met als doel een volledig circulaire economie in 2050. Een economie zonder afval, waarin alleen nog herbruikbare grondstoffen worden toegepast. Voor Cyclus betekent dit dat er op termijn steeds minder afval zal worden ingezameld en steeds meer waardevolle grondstoffen. Naast grote grondstoffenstromen als GFT+E, PMD, oud papier en karton zullen (vele) kleinere grondstoffenstromen ontstaan. De komende jaren zullen Cyclus en de aandeelhoudende gemeenten de positie en strategie moeten bepalen in het licht van de zich wijzigende maatschappelijke omstandigheden en de (mogelijke) veranderingen als gevolg van de ontwikkelingen op het gebied van de circulaire economie.

In 2020 is in goed overleg tussen Cyclus en gemeenten gewerkt aan een nieuwe Dienstverleningsovereenkomst (DVO) die beter aansluit op de behoeften van de gemeenten en Cyclus. Deze overeenkomst biedt meer duidelijkheid en (financiële) voorspelbaarheid. Eind 2020 zijn de puntjes op de i gezet. De nieuwe overeenkomsten zijn per 1 januari 2021 in gegaan. 

DE RAAD VAN COMMISSARISSEN

De Raad van Commissarissen (RvC) heeft tot taak toezicht te houden op (het beleid van) de directie en de algemene gang van zaken bij Cyclus en richt zich daarbij op het belang van de onderneming. De RvC staat de directie met advies ter zijde. 

De formele communicatie tussen bestuurder en Raad verloopt via de vergaderingen van de Raad. Maandelijks is er een informeel overleg tussen de voorzitter van de Raad en de bestuurder. In 2020 is de Raad vijf keer (virtueel) bij elkaar gekomen: in vier reguliere vergaderingen en één vergadering over de nieuwe opzet van de Dienstverleningsovereenkomsten tussen Cyclus en gemeenten per 2021. Daarnaast heeft de Raad verschillende keren digitaal met elkaar overleg gevoerd over actuele ontwikkelingen. Tevens hebben enige leden van de Raad een ‘online excursie’ bij afvalinzamel- en verwerkingsbedrijf Meerlanden bijgewoond over GFT-verwerking.

ONDERNEMINGSRAAD

Conform artikel 24 in de Wet op de ondernemingsraden was een delegatie van de Raad van Commissarissen in 2020 twee maal aanwezig bij een overlegvergadering waarin de algemene gang van zaken van Cyclus werd besproken. Gespreksonderwerpen waren onder meer het jaarverslag en de begroting voor het komende jaar, te verwachten WOR-aanvragen, strategische ontwikkelingen, voordracht nieuwe commissarissen en de omgang met COVID-19 bij Cyclus.

ZELFEVALUATIE

Jaarlijks evalueert de RvC zijn eigen functioneren. In 2020 heeft een beperkte (zelf) evaluatie plaatsgevonden in verband met het terug treden van twee leden van de Raad.

BENOEMINGEN EN AFTREDEN

De Raad van Commissarissen (RvC) is op basis van het rooster van aftreden (vastgesteld in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA) in december 2019) begonnen met het vervangen van de zittende leden. In het jaar 2020 zijn de heer Gerrit Mastenbroek en mevrouw Jacqueline van Zwol teruggetreden. Het afscheid (van beide leden) moest helaas plaatsvinden in een online vergadering van de AvA. De commissarissen en aandeelhouders zijn de heer Mastenbroek en mevrouw van Zwol zéér erkentelijk voor de bijdrage die zij vanaf juli 2011 aan de onderneming Cyclus NV hebben geleverd. 

Voor de werving en selectie is door de AvA een commissie ingesteld, bestaande uit twee leden van de RvC en twee leden van de AvA. De vacature die is ontstaan door het vertrek van de heer Mastenbroek is per 1 juli 2020 ingevuld. Op voordracht van de RvC heeft de AvA de heer Michiel van den Berg voor een periode van vier jaar benoemd tot commissaris van Cyclus. Michiel van den Berg brengt vooral kennis van het bedrijfsleven, aanbestedingen en logistiek terug in de RvC. 

De vacature die is ontstaan door het vertrek van mevrouw van Zwol is ingevuld door de benoeming van de heer Peter Ploegsma. Hiermee is de financieel-economische kennis (investeringen, relevante financiëlea ratio’s en accountancy) gewaarborgd. Op voordracht van de RvC is Peter Ploegsma per 1 januari 2021 door de AvA benoemd tot commissaris van Cyclus voor een periode van vier jaar.

VERTROUWENSPERSOON

De vertrouwenspersoon ‘melding van misstanden’ ontving in 2020 één melding. De melding is met behulp van externe deskundigen onderzocht. Geconstateerd werd dat op bepaalde vlakken niet juist is gehandeld, maar er was geen sprake van ernstige misstanden. De melding gaf wel aanleiding tot verbeteringen van processen. Hiervoor is een plan van aanpak opgesteld en ten uitvoer gebracht. 

CORONA

De Raad van Commissarissen is door de bestuurder zeer geregeld op de hoogte gehouden van de coronamaatregelen binnen Cyclus, formeel via vergaderingen en daarnaast via het corona-bulletin dat minimaal één maal per maand verschijnt. Afvalinzameling behoort tot het vitale proces en de ruimte in de vrachtwagencabine is beperkt. De directie en medewerkers hebben alles binnen hun vermogen gedaan om de werkzaamheden veilig uit te voeren. Dat medewerkers besmet zijn geraakt is vrijwel onontkoombaar, maar de dienstverlening aan onze klanten is onverstoord doorgegaan. 

De richtlijnen hebben tot gevolg gehad dat (ook) de RvC sinds medio 2020 uitsluitend online of telefonisch overleg heeft gevoerd. 

GFT-VERWERKING

De verschillende afvalstromen die Cyclus inzamelt worden door derden verwerkt. Deze kosten laten al jaren een sterk stijgende lijn zien. Om de verwerkingskosten zo laag mogelijk te houden wordt naar alternatieve mogelijkheden gezocht. In 2020 is Cyclus benaderd door Meerlanden om deel te nemen in een GFT-verwerkingsinstallatie. Op voorhand zouden de verwerkingskosten van GFT daardoor aanzienlijk lager uit kunnen vallen. Aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders is voorgesteld onderzoek te doen naar een mogelijke deelname aan de installatie en naar andere opties voor GFT-verwerking. Dit onderzoek wordt 2021 uitgevoerd.

VOORSTEL VASTSTELLEN JAARREKENING EN WINSTBESTEMMING

De door het bestuur opgemaakte en door de commissarissen mede ondertekende jaarrekening over 2020 gaat vergezeld van alle wettelijk vereiste aanvullende gegevens en het door het bestuur opgemaakte directieverslag. De jaarrekening is voorzien van een goedkeurende verklaring van 25 mei 2021 van Lansigt Accountants overeenkomstig artikel 34 van de statuten.
De winst van de vennootschap over 2020 bedraagt € 345.000.

Het bestuur en Raad van Commissarissen stellen derhalve voor, met inachtneming van hetgeen in de statuten is geregeld:

  • de hierbij aangeboden jaarrekening 2020 vast te stellen;
  • de winst over het boekjaar 2020 ten bedrage van € 345.000 toe te voegen aan de overige reserves, daarbij rekening houdend met het door de algemene vergadering overeenkomstig artikel 36 lid 4 bepaalde minimumpercentage van 35 procent voor het eigen vermogen in relatie tot het balanstotaal;
  • de directeur van Cyclus en de Raad van Commissarissen te dechargeren voor het in 2020 gevoerde bestuur, respectievelijk het gehouden toezicht.

De Raad van Commissarissen,

Jan Prins, Voorzitter
Josette Keegstra, vice voorzitter/secretaris
Michiel van den Berg
Peter Ploegsma

Moordrecht, 17 juni 2021