BESTUURSVERSLAG

In 2020 is er weer op alle fronten intensief geschakeld om onze gemeentelijke opdrachtgevers te ondersteunen bij het realiseren van de VANG-doelstellingen en samen een bijdrage te kunnen leveren aan de transitie naar een circulaire economie op langere termijn. Het jaar 2020 was voor een ieder een bijzonder jaar waarbij het coronavirus een belangrijke, bepalende rol speelde. In dit bestuursverslag kijken we terug op 2020 en blikken we vooruit. Nadat we hebben stilgestaan bij de medezeggenschap sluiten we dit bestuursverslag af met een financiële paragraaf.

VAN AFVAL NAAR GRONDSTOF

VANG (Van Afval Naar Grondstof) is één van de manieren om duurzaamheid te realiseren. Evenals voorgaande jaren was het realiseren van de VANG-doelstellingen een belangrijke rode draad in de samenwerking tussen Cyclus en haar opdrachtgevers. Ook in 2020 waren de gemeenten bezig met het doorontwikkelen van hun afvalbeleid met als uiteindelijk doel het realiseren van de VANG-doelstellingen. 

De regionale praktijk laat zien dat de combinatie van een financiële prikkel, een hoog serviceniveau voor waardevolle afvalstromen en gerichte gedragsbeïnvloeding in dat verband effectief is. Het overgrote deel van de regio is overgestapt op tariefdifferentiatie (diftar). In 2020 voerde de gemeente Nieuwkoop gedifferentieerde tarieven in. De eerste cijfers laten zien dat door de invoering van diftar de gemeente Nieuwkoop een mooie stap heeft gezet richting het behalen van de VANG-doelstellingen. Was het aanbod van restafval in 2019 nog 182 kilo per inwoner per jaar in gemeente Nieuwkoop, is dat in 2020 gedaald naar 113 kilo per inwoner per jaar.

In 2020 nam de inzameling van waardevolle grondstoffen, net als voorgaande jaren toe. Waar we jaarlijks een daling in het restafval zien, is hier in 2020 een lichte stijging in te zien. In 2020 waren we door corona meer thuis, en dat is terug te zien in de totale hoeveelheid afval en grondstoffen. In 2020 bedroeg de gemiddelde hoeveelheid restafval per inwoner in de Cyclusregio 141 kilo (2019: 132 kilo) en het scheidingspercentage 72% (2019: 73%). Deze én een groot aantal gemeentespecifieke cijfers en ontwikkelingen presenteerde Cyclus aan haar gemeenten in de online factsheets. Deze factsheets vormen een mooi vertrekpunt om volgende stappen te nemen op weg naar het realiseren van de VANG-doelstellingen: maximaal 100 kilo restafval en minimaal 75% afvalscheiding in 2020. Het gesprek over effectieve concrete stappen en belangrijke brancheontwikkelingen werd gevoerd tijdens de bijeenkomsten van het Grondstoffenplatform. Thema’s die tijdens het Grondstoffenplatform aan bod kwamen waren onder andere: de kwaliteit van de grondstoffen, standaardisatie van de papierinzameling, dossier PMD, luierinzameling, ontwikkelingen verwerking van textiel en de nieuwe Dienstverleningsovereenkomst. 

Cyclus kijkt terug op een prettige en succesvolle regionale samenwerking met onze gemeenten in 2020. Samen met de gemeenten is er verder nagedacht over maatwerktrajecten en heeft Cyclus gewerkt aan het verbeteren en uitbreiden van de dienstverlening bij de opdrachtgevers. 

Een aantal voorbeelden:

  • In gemeente Alphen aan den Rijn hebben we in 2020 de grofvuil inzameling verzorgd. Dit als onderdeel van een proef van de gemeente om op een andere manier het grof huishoudelijk afval in te zamelen. De inzameling was inclusief aanvragen via de Klantenservice van Cyclus. Ook hebben we in 2020 de leveringen van de inzamelmiddelen voor Alphen aan de Rijn verzorgd. 
  • In gemeente Bodegraven-Reeuwijk is in 2020 gestart met het ontwikkelen van een plan om de vervuiling van het PMD in de gemeente terug te dringen. Dit plan wordt in 2021 verder uitgewerkt. Daarnaast is het areaal van de verzamelcontainers in de gemeente bekeken en zijn verbeterpunten besproken. Ook dit plan wordt in 2021 verder uitgewerkt, waarbij o.a. de voorzieningen bij de hoogbouwlocaties aan bod komen.
  • In gemeente Gouda zijn we in 2020 van start gegaan met een kleinschalig inzamelsysteem voor GFT+E specifiek gericht op hoogbouwlocaties: De Schillenboer 2.0. Uitgangspunt is om het scheiden van GFT+E bij hoogbouwlocaties gemakkelijker te maken en deze waardevolle grondstof uit het restafval te halen. Half september zijn we gestart met een pilot voor de duur van 6 maanden. In 2021 zal bepaald worden of de pilot wordt verlengd of niet. Voor de grofvuil inzameling in gemeente Gouda is in 2020 een samenwerking met Stichting Bizon ontstaan. Middels een pilot in de wijk Korte Akkeren wordt het grofvuil door de Stichting Bizon ingezameld tegen een laag tarief. Op deze wijze proberen we bewoners te helpen hun grof huishoudelijk afval makkelijker aan te bieden. De effecten zijn positief en de gemeente heeft de pilot verlengd voor 2021.
  • In de zomer van 2020 is de papierinzameling in gemeente Kaag en Braassem, in samenwerking met verenigingen en scholen, ondergebracht bij Cyclus. Een tweede stap (onderdeel van het genomen besluit in de gemeente) is het implementeren van een minicontainer voor oud papier en karton. Dit project gaat in 2021 van start en draagt bij aan de standaardisatie zoals afgesproken met de gemeenten.
  • In de gemeente Krimpen aan den IJssel waren we in gesprek over een aanpak om bijplaatsingen in de gemeente te verminderen en de hoeveelheid restafval de komende jaren te laten dalen. Het komende jaar zal dit verder uitgewerkt en opgepakt worden.
  • In gemeente Krimpenerwaard stapte we over van de inzameling van plastic verpakkingen en drankenkartons (P+D) naar de inzameling van plastic verpakkingen, metalen verpakkingen en drankenkartons (PMD). Ook brengen inwoners van de kernen Krimpen aan de Lek, Lekkerkerk, Ouderkerk aan den IJssel en Gouderak sinds 2020 het grof huishoudelijk afval naar de milieustraat in Bergambacht.
  • In gemeente Nieuwkoop waren we nauw betrokken bij de implementatie van Afval Scheiden Loont.
  • In gemeente Waddinxveen zijn we een gezamenlijke campagne gestart om bijplaatsingen tegen te gaan op hotspotlocaties. Een greep uit de ondernomen acties zijn: het ombouwen van restafval containers naar de grondstof PMD, opschonen van milieueilandjes en gerichte communicatie op locatie. De evaluatie van deze aanpak vindt in 2021 plaats.
  • In gemeente Zuidplas waren we in gesprek over optimalisatie van de gescheiden inzameling van GFT+E. Hierbij wordt gekeken naar de GFT+E-containers bij de hoogbouwlocaties en het uitvoeren van pilots om o.a. het scheiden van GFT+E bij hoogbouw te verbeteren en gemakkelijker te maken. Dit voorstel wordt verder uitgewerkt in 2021.

In 2020 is de verwerking (inclusief transport) van het GFT+E aanbesteed. In het bestek en beoordeling van de inschrijvingen is veel aandacht geweest aan de CO2 uitstoot en de samenwerking in de keten voor het verbeteren van de kwaliteit. Net als in de voorgaande jaren heeft Cyclus een contract afgesloten met Indaver.

Per 1 april 2020 zijn al onze aandeelhoudende gemeenten overgestapt op het brongescheiden model voor PMD. Deze overstap komt voort uit de nieuwe afspraken in de Raamovereenkomst Verpakkingen. Voor 1 april 2020 waren gemeenten voor een belangrijk deel verantwoordelijk voor de gehele keten van inzameling tot en met het vermarkten en recyclen van het PMD. In het nieuwe model zijn zij enkel verantwoordelijk voor de inzameling.

In 2020 is er, op alle niveaus in de keten, meer en meer aandacht gekomen voor de kwaliteit van de grondstoffen. Deze aandacht is vooral zichtbaar bij PMD en GFT+E. Cyclus heeft samen met de gemeenten afspraken gemaakt om te kijken wat we samen kunnen doen om de kwaliteit te verhogen. In 2020 stond hiervoor het nodige op de agenda. Zo is er meer ingezet op kwaliteitscontrole tijdens de huis-aan-huis-inzameling en heeft Cyclus een aantal campagnes uitgevoerd om inwoners te informeren en motiveren over het belang van het goed scheiden van de waardevolle stromen.

In de veranderende wereld van afval en grondstoffen is Cyclus, net als in 2019, verder gegaan met het ontwikkelen van de toekomstvisie en -positie. De focus ligt daarbij op het optimaliseren van de huidige dienstverlening en bereidden we ons, samen met onze opdrachtgevers, verder voor op de circulaire economie. Daarbij heeft Cyclus een aantal initiatieven ontwikkeld gericht op de regionale circulaire economie. In 2020 zijn deze initiatieven, bijvoorbeeld de Mobiele Milieustraat, breed gedeeld met onze gemeenten. De verwachting is dat in 2021 gestart kan worden met het uitrollen van deze initiatieven. 

Eind 2019 is met de gemeenten besloten om de opzet van de huidige Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) te evalueren en te optimaliseren naar een nieuwe opzet die beter aansluit bij zowel de gemeenten als bij Cyclus. In 2020 zijn de nodige voorbereidingen getroffen en uitgewerkt. Eind 2020 zijn de nieuwe contracten besproken en begin 2021 gaan we van start met de nieuwe, eenvoudigere en stabielere opzet van de Dienstverleningsovereenkomsten.

DIENSTVERLENING

In 2020 heeft de coronacrisis een belangrijke stempel gedrukt op onze dienstverlening. De nodige maatregelen vanwege het coronavirus zorgden ervoor dat we veel flexibiliteit hebben moeten tonen om onze dienstverlening door te laten gaan. Als vitale functie nemen we in deze bijzondere tijd onze maatschappelijke verantwoordelijkheid om er te zijn voor onze opdrachtgevers, omgeving en medewerkers. Onze medewerkers zetten zich iedere dag in voor een schone en veilige leefomgeving. 

Cyclus houdt de situatie rondom het coronavirus nauwlettend in de gaten. Er wordt continu gekeken wat we moeten en/of kunnen doen om onze dienstverlening zo veilig mogelijk uit te kunnen voeren, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering en kwaliteit van ons werk. Grote prioriteit hierbij is de gezondheid van onze medewerkers. In 2020 werd er veel van onze medewerkers gevraagd maar onze dienstverlening ging ‘gewoon’ door en daar zijn we trots op. 

OPTIMALISATIE INZAMELING

In 2020 heeft het verder optimaliseren en digitaliseren van onze inzamellogistiek hoog op de agenda gestaan. Het rijden met digitale routebegeleiding is in 2020 gemeengoed geworden en breed uitgerold. Dit met het nodige succes wat we onder andere terugzien in de terugloop van het aantal meldingen. Maar ook tot volle tevredenheid van chauffeurs. We blijven ons werk verbeteren: op het gebied van containerbeheer hebben we alles onder gebracht in één systeem. De pilot waarmee we in 2019 zijn gestart waarin we met routeoptimalisatie-software verzamelcontainers ledigen is in 2020 breder in het Cyclus-werkgebied uitgerold. Naast efficiënter werken draagt dit ook bij aan een hogere datakwaliteit. 

Sinds 1 januari 2020 werken we vanaf een extra standplaats in Alphen aan den Rijn, naast de standplaatsen in Moordrecht en Krimpen aan den IJssel. Hiermee is een grote stap gezet in het nog evenwichtiger maken van de routes in de regio, het werken met vaste teams met vaste gebieden en het stelt onze organisatie in staat verder te werken aan standaardisatie en duurzaamheid. 

Daarnaast zijn we in 2020 in nauwe samenwerking met gemeenten en verenigingen aan de slag gegaan om de papierinzameling te optimaliseren. Er zijn stappen gezet naar een uniforme aanpak, waarbij kosten en opbrengsten meer in evenwicht zijn en waarbij veilig werken beter geborgd is. Een belangrijke stap is het rijden van 8-uurs routes in plaats van halve dagen. Hierdoor maken we onder andere beter gebruik van ons materieel. In 2020 is de papierinzameling in Bodegraven-Reeuwijk met verenigingen besproken en zijn er stappen gezet naar een efficiëntere inzameling. Ook zijn we in 2020 van start gegaan in de gemeenten Boskoop en Kaag en Braassem met de papierinzameling in samenwerking met verenigingen en scholen. Voor de vrijwilligers is een trainingsprogramma ontwikkeld en we zijn hiermee gestart in de gemeente Kaag en Braassem. De uitrol van de optimalisatie papierinzameling is iets belemmerd door het coronavirus en zal verder uitgerold worden in 2021.

REINIGING

Het afgelopen jaar is er ook geïnvesteerd in onze dienstverlening Reiniging. Er zijn verdere stappen gezet in het optimaliseren en standaardiseren van het veegmanagement met digitale routebegeleiding. Efficiëntere en effectievere inzet: inspelen op het ritme van de omgeving speelt hierin een grote rol. Duurzame inzetbaarheid en kwaliteitsverbetering stond dit jaar hoog op de agenda. Zo is er een aanzet gemaakt voor de normbezetting voor het team Reiniging, Afvalbrengstations en Overslagstations. De kwalificatiematrix is nieuw leven ingeblazen. Er wordt gewerkt met nieuwe (in)werkplannen en werkinstructies gericht op kwaliteit en veiligheid. En is er naast het uitvoeren van de werkplekinspecties, gestart met het uitvoeren van veiligheidsobservaties. 

In 2020 is er ook een stap gezet binnen de groeiambitie voor de Reiniging. Begin van het jaar heeft Cyclus ingeschreven op de aanbesteding onkruidbeheersing op verharding voor gemeente Waddinxveen. In het voorjaar is het contract ingegaan met een looptijd van twee jaar. 

Cyclus kijkt tevreden terug op het gladheidbestrijdingsseizoen 2020-2021 in gemeente Gouda. Net als voorgaand seizoen hadden we aan het begin van het seizoen in 2020 geen strenge winter, al stond koning winter wel met een flink pak sneeuw voor de deur in februari 2021. Voor 2021 staan twee ontwikkelingen op de agenda voor de gladheidbestrijding. Het strooimaterieel wordt middels een aanbestedingstraject volledig vervangen. Het voornemen is dat bij de start van het volgende gladheidbestrijdingsseizoen dit traject is afgerond. Daarnaast wordt er een nieuwe meting van het koudste meetpunt uitgevoerd en wordt onderzocht of het inzetten van een tweede meetpunt in het zuiden van Gouda toegevoegd dient te worden. Het onderzoeken van het huidige meetpunt en het eventueel uitbreiden draagt bij aan een efficiëntere inzet van de uitrukken.   

De coronacrisis heeft grote impact gehad op de milieustraten. In het voorjaar liepen de wachttijden soms op tot 2 uren. De veiligheid van onze medewerkers en de bezoekers heeft daarbij altijd voorop gestaan. Op een aantal milieustraten is er een tijdelijke verruiming van de openingstijden geweest, zijn er verkeersregelaars ingezet en werden voorbereidingen getroffen voor de implementatie van een reserveringssysteem voor de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard en Bodegraven-Reeuwijk. Met het reserveringssysteem is de verwachting dat het aantal bezoekers beter verdeeld wordt over de dag. Hierdoor zal een afname ontstaan in lange wachttijden en daarmee de kans verkleinen op onveilige situaties. In januari 2021 gaat de eerste milieustraat hiermee van start. 

DUURZAAM MATERIEEL

Naast digitalisering en optimalisering heeft ook verduurzaming onze aandacht gehad. In 2020 zijn er verdere stappen gezet in het vernieuwen en verduurzamen van het materieel. Naast achterladers met elektrische belading heeft Cyclus nu ook elektrische voertuigen voor de wijkreiniging. Deze extra smalle voertuigen worden met name ingezet voor de reinigingswerkzaamheden in het stadscentrum en woonwijken in de gemeente Gouda en leveren veel voordelen op. Zo wordt de overlast op kwetsbare wegen en in krappe woonbuurten beperkt en zorgt dit naast de reductie in brandstofverbruik ook voor en reductie in geluid. Hiermee proberen we de overlast richting inwoners verder te beperken. Daarnaast geven elektrische voertuigen invulling aan de gewenste Zero-emissie binnenstad van Gouda. Ook zijn er voor de Reiniging elektrische bladblazers en bosmaaiers aangeschaft. 

Cyclus is voornemens om in 2021 actief het gebruik van waterstof te testen door de inzet van een inzamelvoertuig op waterstof. 

INZAMELMIDDELEN

Cyclus heeft in 2020 diverse plaatsingsprojecten uitgevoerd in onze klantgemeenten. Deze plaatsingsprojecten hangen vaak samen met de oplevering van nieuwbouwprojecten of het plaatsen van extra minicontainers. Naast deze operationele werkzaamheden is Cyclus bezig zich voor te bereiden op een situatie na 31 december 2022. Het moment dat alle inkoopcontracten vernieuwd  moeten zijn door middel van Europese aanbestedingen. Momenteel loopt de aanbesteding voor mini- en rolcontainers.

Cyclus is samen met gemeenten begonnen met een strategische heroriëntatie ten aanzien van het beheer en onderhoud van de inzamelmiddelen. Welke dienstverlening verwacht men en wat betekent dit van onze potentiële leveranciers? Belangrijk component in dat kader vormen de toegangscontrolesystemen in de inzamelvoorzieningen. Deze zijn gebaseerd op 2G technologie en een verouderde standaard (TIRIS) en dienen dringend vervangen te worden. Dit omdat deze systemen binnen afzienbare tijd niet meer ondersteund gaan worden door providers en het repareren van deze systemen steeds lastiger wordt door het gebrek aan vervangingsdelen. Reden dat wij genoodzaakt zijn om de bestaande toegangscontrolesystemen geleidelijk af te waarderen. Het komende jaar zullen we samen met gemeenten aanbestedingen uit gaan zetten.

GEDRAGSBEÏNVLOEDING

Er is verder ingezet op communicatie als gedragsbeïnvloedingsinstrument. Een belangrijke voorwaarde om de VANG-doelstellingen te realiseren, is het inwoners zo makkelijk mogelijk maken. Samen met de gemeenten wordt continu gekeken naar de laatste stappen die nodig zijn voor het behalen van de VANG-doelstellingen. De IN GESPREK-methodiek is hier een middel in waarbij er ingezet wordt op interventies en gesprekken op maat voor specifieke locaties. Belangrijke thema’s zijn de kwaliteiten van de aangeboden grondstoffen én de aanpak van dumpingen en bijplaatsingen. 

Het AFVALVRIJE SCHOOL project voerden we in 2020 uit in de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Kaag en Braassem, Montfoort, Waddinxveen en Zuidplas. Als vervolg op het project is het AFVALVRIJE SCHOOL IN ACTIE project voor het tweede jaar van start gegaan waarbij leerlingen de omgeving van de school informeren en enthousiasmeren over afval scheiden, afvalpreventie en zwerfafval. Door vertraging in de projecten in verband met het coronavirus worden de schooljaren in 2021 afgerond. 

ORGANISATIE

In 2020 zijn de invloeden van de coronacrisis duidelijk zichtbaar geweest op het vlak van personeel en organisatie. De focus heeft voor een groot deel gelegen op het zo goed mogelijk door laten gaan van het werk. We werken immers in een cruciale sector, waarbij het werk niet zomaar stilgelegd kan worden. Dit heeft voor diverse uitdagingen gezorgd. Zo zijn er bijvoorbeeld opleidingen uitgesteld of afgelast, hebben we te maken gehad met aangepaste richtlijnen vanuit het RIVM en hebben we ons steeds meer moeten aanpassen aan het digitale werken. Hierin was het ook een uitdaging om de verbinding tussen collega’s te behouden. 

Maar ondanks alles hebben we veel bereikt in het afgelopen jaar. De trend, zoals ingezet in 2019, om de verhouding tussen flexibel en vast personeel aan te passen naar een groter aandeel vast personeel is voortgezet. Daarmee is het personeelsbestand flink gegroeid. Op 1 januari 2020 gingen we van start met 152 medewerkers in dienst bij Cyclus en sloten we af met 191 medewerkers. Deze groei komt mede doordat wij in totaal 47 voormalig flexcollega’s een dienstverband bij Cyclus hebben kunnen aanbieden, en daar zijn wij trots op. Dit betreft 24 beladers, 12 vakmannen, 10 chauffeurs en 1 medewerker Klantenservice. Er is het afgelopen jaar verloop geweest bij de staffuncties. Dit betekent naast verlies van kennis tegelijkertijd aanwas van nieuwe kennis en kwaliteit. 

In combinatie met de groei van onze pool medewerkers, is in de uitvoering ook geïnvesteerd in de uitbreiding van coördinatoren. Daarnaast zijn er in 2020 twee nieuwe teamleiders aangetreden in de uitvoering. Met een volledig team van leidinggevenden en coördinatoren hebben we wederom optimaal kunnen inzetten op een excellente uitvoering van ons werk.

In 2020 is met de Ondernemingsraad gesproken over een herijking van de organisatie. Deze herijking is er op gericht om bepaalde processen meer logisch en efficiënt te laten verlopen en daarnaast de aanwezige kennis meer strategisch te kunnen inzetten. Wijzigingen die voortkomen uit deze herijking zullen in 2021 worden uitgevoerd. Een ontwikkeling die in 2020 is uitgevoerd is de vorming van de afdeling Business Intelligence & Control. De afdeling BIC is een samenvorming van de afdeling Informatievoorziening en Planning & Control.

We hebben in 2020 veel tijd en energie gestoken in het terugdringen van het ziekteverzuim. Dat heeft geresulteerd in een ziekteverzuimpercentage dat zo’n 2% lager is dan het jaar daarvoor. We hebben uiteraard ook veel te maken gekregen met collega’s die in verband met het coronavirus uit voorzorg thuis moesten blijven of zelfs ziek werden. Maar het werk kon altijd uitgevoerd blijven worden en dit alles heeft dus niet geleid tot een hoger ziekteverzuim dan andere jaren. In 2021 gaan we door met de intensieve inzet op dit onderwerp en willen we graag nog meer de omslag maken van het terugdringen van verzuim, naar het optimaliseren van het werkvermogen van onze medewerkers.

Cyclus vindt het belangrijk om een positieve bijdrage te leveren aan de maatschappij om ons heen. Dit heeft ook effect op het personeel. We zetten er steeds meer op in om mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt een kans te bieden. Van het opdoen van werkervaring, tot aan het bieden van een vaste baan. Om dit te realiseren wordt met name de samenwerking met Promen en de sociale domeinen van onze klantgemeenten opgezocht.

Wij hechten binnen Cyclus veel waarde aan vakmanschap. We hebben dit zelfs benoemd tot één van onze kernwaarden. We vinden het van groot belang dat we continu blijven leren en dat onze medewerkers zich kunnen blijven ontwikkelen. Door de coronacrisis was het in 2020 vooral een grote uitdaging om onze basiscertificaten op orde te houden. Tussen alle lockdowns en sluitingen door hebben wij vooral ingezet op BHV, VCA en alle andere specifieke deskundigheid van medewerkers, onder andere voor het besturen van bijvoorbeeld de autolaadkraan of deskundigheid voor de gladheidsbestrijding. Ook hebben we nascholingscursussen gepland voor onze chauffeurs en hebben we medewerkers opgeleid voor onze milieustraten en voor de Reiniging. Zodra de omstandigheden het toelaten gaan wij weer volop plannen. Leiderschap, digitalisering en het ontwerpen van interne leergangen zijn thema’s waar we in 2021 verder vorm aan gaan geven. 

Cyclus werkt met een geïntegreerd managementsysteem om te blijven voldoen aan vragen, eisen en verwachtingen van verschillende stakeholders. In 2020 was de organisatie reeds in compliance met de eisen van de certificeringen ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), VCA** (veiligheid en gezondheid), ISO 27001 (informatiebeveiliging), ISO 14001 (milieuzorg), MVO prestatieladder niveau 3 en Groenkeur. Instrumenten zoals de periodieke directiebeoordeling, de strategische risicobeoordeling, de interne en externe audits, de werkplekinspecties, de toolboxmeetings en de doorlopende Risico Inventarisatie en -Evaluatie leveren het bedrijf doorlopend stuurinformatie en handvatten op om continu te verbeteren. Klachten, meldingen en vragen grijpen we hiervoor ook aan. 

In 2020 werden bij Cyclus negen overheidscontroles uitgevoerd gericht op naleving milieuwetgeving. Gedeeltelijk gaat het om milieucontroles op locaties waar Cyclus werkzaamheden uitvoert maar waarbij de verantwoordelijkheid voor naleving van de milieuvoorschriften formeel bij de gemeente ligt. Er werden diverse overtredingen vastgesteld waarop passende maatregelen zijn getroffen. Er was geen sprake van sancties.

In het digitale tijdperk wapenen we ons tegen phishing-mails, DDoS-aanvallen en het ongewild in de openbaarheid komen van privacygevoelige informatie. Voor het certificaat ISO 27001 is in oktober 2020 door KIWA een audit uitgevoerd op de beveiligingsprocessen en -resultaten. Per januari 2021 is het certificaat voor drie jaren verlengd en volgt in het najaar 2021 een tussentijdse externe audit. 

Het aantal ongevallen in de Nederlandse afvalbranche ligt relatief hoog. Bij Cyclus vonden in 2020 tien ongevallen met verzuim plaats, weliswaar een daling ten opzichte van 2019 (13 ongevallen met verzuim) maar het aantal ligt te hoog. In 2021 en 2022 willen we een structureel lager aantal (verzuim)ongevallen bereiken. Naast preventieve interventies was de inzet in 2020 gericht op het leren van ongevallen om herhaling van gelijksoortige ongevallen te voorkomen. Bij de inzameling van oud papier en karton wordt op verzoek van de gemeenten samengewerkt met vrijwilligers van verenigingen. Specifiek voor deze vrijwilligers is een trainingsprogramma ontwikkeld en verzorgd in gemeente Kaag en Braassem. In 2021 zal dit opleidingsprogramma verder in het Cyclus-werkgebied worden uitgerold. 

In 2020 hadden we te maken met 22 agressiemeldingen. Bij een aantal gevallen was er sprake van fysiek contact met een van onze medewerkers en is er aangifte gedaan bij de politie. Agressie komt voor op milieustraten maar ook bij de inzameling, reinigingswerkzaamheden en de Klantenservice. Met de politie konden plaatselijke afspraken worden gemaakt voor extra-surveillance bij de milieustraat.

In 2020 was er ook aandacht voor de interne cultuur. Bij Cyclus werken we aan een cultuur waarbij erkend wordt dat een ieder een onmisbare bijdrage levert aan de resultaten. Onze kernwaarden Vakkundig, Ondernemend, Eerlijk en Samen presteren staan daarbij centraal. Ook zijn we verder gegaan met het voeren van het goede gesprek. Hierin ligt de nadruk niet op het functioneren maar staan persoonlijk leiderschap, jezelf ontwikkelen en bijdragen aan de organisatiedoelen centraal. 

Cyclus beschikt over twee vertrouwenspersonen: één voor ‘ongewenste omgangsvormen’ en één voor ‘melding misstanden (klokkenluider)’. In 2020 is één melding van het vermoeden van een misstand ontvangen. Deze melding is onderzocht en afgerond.  Om de vertrouwenspersonen extra onder de aandacht van de medewerkers te brengen zijn hun contactgegevens prominent op onze interne kanalen geplaatst en worden hun functies toegelicht. 

Zoals vaker terugkomt in dit verslag is de coronacrisis niet ongemerkt aan Cyclus voorbij gegaan. Het bedrijfscontinuïteitsplan waarmee de organisatie was voorbereid op calamiteiten werd vanaf maart 2020 dagelijks toegepast. Afhankelijk van de landelijke en regionale ontwikkelingen alsmede de actualiteit in de organisatie werden maatregelen getroffen, afgeschaald en/of verder opgeschaald. Overleg en besluitvorming vond plaats in het corona-overleg waarin directie, management en staf bijeenkwamen. De Ondernemingsraad en de individuele medewerkers werden voortdurend op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Behoudens enkele corona-gevallen bleef een uitbraak van het coronavirus bij Cyclus uit. De bedrijfsvoering kon met het in acht nemen van de noodzakelijke maatregelen worden gecontinueerd.

MEDEZEGGENSCHAP (OR)

2020: een jaar dat beheerst werd door het coronavirus. Dit was even schakelen, zowel voor Cyclus als vitale organisatie als voor de OR-werkzaamheden. Uiteraard is het coronavirus vanuit OR-perspectief een belangrijk onderwerp geweest. Het raakt direct de veiligheid en arbeidsomstandigheden van medewerkers. Maar ook de ‘gewone’ ontwikkelingen gingen gewoon door: de herijking van de organisatie, roosters en werktijden en de contacten tussen de OR-leden en de verschillende Cyclus-locaties.

Dit alles kwam aan de orde tijdens de negen OR-vergaderingen, de negen vergaderingen met de WOR bestuurder en de twee gedachtewisselingen die plaatsvonden tussen de OR, de directeur en de Raad van Commissarissen (artikel-24-overleg). De ureninzet van de OR bedroeg 517 uur (2019: 652 uur). De vermindering van uren kwam voornamelijk tot stand door het verlagen van de vergaderfrequentie van 1x per maand naar 1x per 6 weken en er vonden dit jaar geen verkiezingen plaats.

Binnen het OR-team waren het afgelopen jaar een aantal wisselingen. Er ontstonden begin 2020 twee vacatures en er was één vacature op komst door een naderende pensionering in het derde kwartaal. In de loop van 2020 zijn alle vacatures ingevuld. Om goed op de hoogte te blijven van hetgeen dat speelt binnen Cyclus heeft de OR contactpersonen geworven bij alle locaties. In 2021 zullen deze collega’s periodiek worden uitgenodigd om een deel van de OR-vergadering bij te wonen. 

DE OR HEEFT VIJF ADVIESAANVRAGEN BEHANDELD EN ADVISEERDE ALS VOLGT:

  • positief over de pilot belonen schadevrij rijden.
  • positief over de benoeming van een nieuw lid van de Raad van Commissarissen.
  • positief over de samenvoeging van afdelingen Planning & Control en Informatievoorziening naar een nieuwe afdeling Business Intelligence & Control.
  • positief over de nieuwe functiestructuur van medewerkers – uitvoering.
  • een eerste, inhoudelijk advies met vragen en opmerkingen over de herijking van de organisatie.

Een zesde adviesaanvraag over de aanschaf roostersoftware en het tijdelijk aantrekken van een externe projectleider is in december 2020 ontvangen en begin 2021 behandeld. 

De OR stemde in met:

  • de risico-inventarisatie en -evaluatie met bijbehorend plan van aanpak.
  • het beleid werken bij extreme weersomstandigheden.
  • het positief belonen rondom schadepreventie.
  • de aanstelling van de preventiemedewerkers.
  • het opheffen van de mobiliteitsregeling.

Wat betreft coronamaatregelen heeft de OR geparticipeerd in een periodiek overleg met de KAM-adviseurs. De regels omtrent mondkapjes, gezichtsmaskers en het thuiswerken zijn veelvuldig aan de orde geweest.

Er verschenen vier interne nieuwsbrieven en er werden diverse werkbezoeken gebracht aan Cyclus locaties. Interne communicatie verliep verder via intranet en narrow casting. 

Ook in 2021 wil de OR graag een verbindende rol blijven spelen bij de ontwikkelingen in 2021. Rust op de werkvloer, een gezonde werkdruk en de strategie van Cyclus, zullen, net als in 2020, speerpunten zijn voor 2021.

FINANCIEEL

BELEID

Het financieel- prijs- en dividendbeleid van Cyclus is gericht op marktconforme tarieven voor haar aandeelhoudende klantgemeenten nu en in de toekomst enerzijds en continuïteit voor het bedrijf en een solvabele onderneming anderzijds. Dit vertaalt zich in een beleid dat gericht is op: een tarief dat gelijk blijft of daalt bij een gelijk of hoger dienstverleningsniveau door verlaging van de exploitatiekosten, innovatie en ontwikkeling van de dienstverlening door te investeren in nieuwe toepassingen, een beperkte winstmarge voor Cyclus en een solvabiliteitsnorm van meer dan 35%. Als gevolg van het beperkte winstniveau zal de ruimte voor dividenduitkering in de toekomst naar verwachting beperkt blijven.

ONTWIKKELINGEN BOEKJAAR 2020

Het boekjaar 2020 wordt hoofdzakelijk gekenmerkt door de volgende ontwikkelingen:

Corona-impact
De wereldwijde pandemie kenmerkt het boekjaar 2020. Als inzamelaar en verwerker van huishoudelijk afval is Cyclus onderdeel van een vitale sector die geen directe financiële nadelige gevolgen heeft gehad als gevolg van de door de overheid getroffen coronamaatregelen en derhalve geen gebruik heeft gemaakt van eventuele steunmaatregelen.

Dienstverleningsovereenkomst (DVO)
In 2020 heeft Cyclus samen met de DVO-gemeenten verdere stappen genomen om de DVO (Deel-A) en de producten en dienstcatalogus (Deel B) aan te passen en te verbeteren. Ook is de afrekening naar de gemeenten (Deel-C) aangepast. In 2021 zullen de kostprijzen en het te voeren financieel beleid worden herijkt. 

Aanpassing flexibele schil
Met het oog op een betere binding met Cyclus als werkgever en de nieuwe wet Arbeidsmarkt in Balans heeft Cyclus in 2020 de flexibele schil aangepast en medewerkers die al voor een langere periode werden ingehuurd in dienst genomen. 

Verbetering efficiency en productiviteit
In 2020 heeft Cyclus verdere stappen genomen om de werkzaamheden efficiënt uit te voeren en de productiviteit te verhogen door meer werkzaamheden zelf uit te voeren zonder direct de formatie uit te breiden. Belangrijk zijn hierbij de routebegeleidingssoftware waardoor het aantal meldingen is afgenomen. Daarnaast is sterk gefocust om het aantal schades te beperken.

Compliance
In 2020 is gestart met het werken op basis van roosters en is de aanbestedingsprocedure doorlopen om een geavanceerd personeelsplanningssoftware aan te schaffen met als doel om de inzet van het personeel binnen de arbeidstijden- en rijtijdenwet in te plannen. De verdere implementatie zal in 2021 plaats vinden. 

Onderzoek Inzamelmiddelen
Ter voorbereiding op de aanstaande aanbesteding van de aanschaf, beheer en onderhoud van inzamelmiddelen (o.a. verzamelcontainers) heeft Cyclus in 2020 de  bestaande karakteristieken en toekomstige eisen en wensen van deze inzamelmiddelen geïnventariseerd. Een toenemend belangrijk onderdeel hiervan is de communicatie-unit en dataverwerkingssysteem (IRDC) waarmee de container in verbinding staat via providers met de backoffice. Cyclus bezit verschillende soorten systemen waarvan sommige (TIRIS) verouderd zijn (2G) en niet meer ondersteund zullen worden. Als gevolg hiervan is ten laste van het resultaat 2020 de boekwaarde van deze systemen afgewaardeerd.

TOELICHTING FINANCIEEL RESULTAAT 2020

Het boekjaar 2020 van Cyclus is afgesloten met een netto winst van € 345.000 (2019, € 408.000) na verwerking van een éénmalige creditering van € 600.000 aan de DVO-gemeenten. De winst bestaat uit het regulier bedrijfsresultaat, resultaten met betrekking tot voorzieningen, financiële baten en lasten en te betalen vennootschapsbelasting. 

Regulier bedrijfsresultaat
De totale omzet nam toe met € 1.355.000 tot € 39.018.000 (2019, € 37.663.000). Deze toename is per saldo het gevolg van: uitbreiding van de dienstverlening, projecten, éénmalige baten en vergoeding voor gestegen prijzen. Het regulier bedrijfsresultaat steeg met € 1.114.000 tot € 1.276.000 (2019, € 162.000), ofwel 3,3% van de omzet (2019: 0,4%). Deze toename is per saldo het gevolg van een efficiency en productiviteitsverbetering, resultaten op projecten, tijdelijke inkoopvoordelen en lagere kapitaalslasten dan gecalculeerd.

Creditering gemeenten
Onderdeel van de omzet 2020 is een creditering van € 600.000 met betrekking tot de kapitaalintensieve activiteiten (overslag, inzamelmiddelen, inzameling en reiniging).

Afwaardering
In 2020 is bekend geworden dat de IRDC van het type TIRIS niet meer ondersteund worden na 31-12-2022 en derhalve voor die datum vervangen moeten worden. Als gevolg hiervan is een bijzondere waardevermindering door gevoerd van € 379.000 en als “overige waarde verminderingen vaste activa” ten laste van het resultaat 2020 gebracht.  

Voorziening personeel & organisatie
De voorziening voor personeel en organisatie betreft kosten die betrekking hebben op loonkosten van ex-werknemers, langdurig zieken of arbeidsongeschiktheid, voorziene kosten a.g.v. organisatieaanpassingen, voorziene kosten met betrekking tot wettelijke en arbeidsrechtelijke verplichtingen en voorziene jubileumuitkeringen. Ultimo 2020 is per saldo € 100.000 ten gunste van het resultaat vrijgevallen.

TOELICHTING FINANCIËLE POSITIE 2020

Solvabiliteit 1)
Het balanstotaal nam in het boekjaar 2020 € 4.807.000 toe met 15,4% tot € 36.083.000 (2019: toename 0,7%) en wordt met name veroorzaakt door de bevoorschotting door de gemeenten voor balansdatum. Het eigen vermogen (voor resultaatsbestemming) nam toe met € 345.000 en komt uit op € 9.858.000 (2019, € 9.513.000). Als gevolg hiervan komt de solvabiliteit uit op tot 27,3% (Cyclus norm ≥ 35%) van het balanstotaal (voor resultaatbestemming) ten opzichte van 30,4% ultimo 2019. Wanneer het balanstotaal  wordt gecorrigeerd met de bevoorschotting door de gemeenten, dan komt de solvabiliteit uit op 41%. 

Liquiditeit 2) en werkkapitaal
Het werkkapitaal nam in het boekjaar 2020 toe met € 1.650.000 en kwam uit op € 10.854.000 -/- (2019: afname € 3.711.000). Deze toename is met name het gevolg van minder investeringen in materiële vaste activa en de bevoorschotting voor balansdatum. De current ratio2)  komt uit op 0,57 (2019: 0,41). 

Tot op heden heeft Cyclus investeringen gefinancierd met eigen middelen en wordt nauwelijks gebruik gemaakt van bancaire financiering. Als gevolg hiervan is het saldo aan liquide middelen (en vlottende activa) de afgelopen jaren afgenomen in verhouding tot het saldo aan vlottende passiva. Dit verklaart dat de current ratio2) lager is dan de gestelde norm (≥ 1).

Rendement op het geïnvesteerd vermogen 3)
De boekwaarde van de vaste activa nam af met 4,9% tot € 21.505.000 (2019: toename 16,1%) als gevolg van vertraagde investeringen en de afwaardering van de IRDC. Het regulier bedrijfsresultaat steeg met € 1.114.000 tot € 1.276.000 (2019, € 162.000). Deze toename is per saldo het gevolg van een efficiency en productiviteitsverbetering, resultaten op projecten, tijdelijke inkoopvoordelen en lagere kapitaalslasten dan gecalculeerd. Derhalve komt het rendement op het geïnvesteerd vermogen in het boekjaar 2020 uit op 5,9% (2019: 0,7%). 

Financiering en rentedekkingsgraad 4)
Cyclus heeft een kredietfaciliteit bij N.V. Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). Deze bedraagt maximaal € 9.334.000 en is onderverdeeld in een kasgeldfaciliteit (€ 6.334.000) en een rekening-courantkrediet (€ 3.000.000). Als zekerheden zijn aan de BNG verstrekt: het hypotheekrecht op onroerende zaken, het eerste pandrecht op debiteurenvorderingen, bedrijfsinventaris en vorderingen op deelnemende gemeenten uit hoofde van met deze gemeenten gesloten overeenkomsten. 

Van de kasgeldfaciliteit is in 2020 kortstondig gebruik gemaakt voor een bedrag van € 5.000.000. Ultimo boekjaar 2020 heeft de onderneming de beschikking over € 12.184.000 aan liquide middelen (2019: € 4.681.000). In 2020 bedraagt de rentelast  € 52.000 (2019, € 54.000) derhalve komt de rentedekkingsgraad uit op 43,6.

RISICO’S

Governance
Vanaf 1 januari 2016 hebben de gemeenten, als aandeelhouders van Cyclus, statutair meer bevoegdheden gekregen en stellen zij o.a. jaarlijks de begroting en investeringsplan vast. Dezelfde gemeenten zijn opdrachtgever en sluiten DVO’s af met Cyclus. Cyclus loopt hierdoor een risico in de zin dat belangen van gemeenten als aandeelhouder en als opdrachtgever kunnen verschillen, en dat belangen van gemeenten onderling kunnen verschillen. Dit zou gevolgen kunnen hebben voor Cyclus als bedrijf. Dit zou er zelfs toe kunnen leiden dat er een conflict ontstaat tussen de instructiebevoegdheid van aandeelhouders en belang van de vennootschap. Wanneer de instructiecultuur verder gaat dan deze mogelijkheid, dreigen er potentiële aansprakelijkheidsrisico’s. Om die reden wordt vanuit de gemeenten zo veel als mogelijk de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever gescheiden van de aandeelhoudersverantwoordelijkheid en wordt binnen de verschillende overlegorganen aandeelhouderszaken gescheiden van klantzaken. Zowel de bestuurder van Cyclus, de Raad van Commissarissen en de gemeentelijke bestuurders hebben oog voor dit spanningsveld.

Rendement
Hoewel het winstniveau van Cyclus zich positief ontwikkelt en het rendement op het geïnvesteerd vermogen in 2020 komt op circa 5,9%, worden deze resultaten deels gerealiseerd door tijdelijke voordelen zoals: 

  • Een indexvoordeel op de verwerkingscontracten: Cyclus indexeert richting de gemeenten haar verwerkingstarieven conform de DVO. Echter de indexatie van de verwerkingstarieven (inkoop) loopt hiermee niet synchroon. 
  • Een tijdelijk financieringsvoordeel: bij de kostprijsbepaling voor kapitaalgoederen (onroerend goed, materieel, inzamelmiddelen etc.) wordt gerekend met een interne rekenrente van 4 à 6%. Gezien de risico’s die Cyclus loopt is dit een reële rendementseis voor langlopende investeringen. Echter in de praktijk heeft Cyclus nauwelijks financieringslasten met name als gevolg van de bevoorschottingswijze (werkkapitaalfinanciering, op halfjaarbasis). Cyclus heeft echter geen garanties dat dit zo blijft.
  • Een tijdelijke afschrijvingsvoordeel: Cyclus heeft te maken met vertraagde vervangingsinvesteringen (met name inzamelvoertuigen). Daarnaast staat het uitgevoerd groot onderhoud voor overslagstations nog niet in verhouding tot het in 2016 geplande grootonderhoud. De afschrijvingskosten zijn derhalve relatief laag. De komende perioden zal dit voordeel afnemen doordat de voertuigen zullen worden vervangen en het grootonderhoud zal moeten worden uitgevoerd waardoor de afschrijvingslast zal toenemen.

Samenvattend betekent dit dat het structureel resultaat verbetert door efficiencyslagen maar ook drijft op tijdelijke voordelen. Van belang is dat Cyclus in samenspraak met de gemeenten onderzoek doet naar een nieuw toekomstbestendige verdienmodellen in combinatie met een rendementsbeleid dat past bij het risicoprofiel van de onderneming.

Risicomanagement
Als overheid gedomineerde vennootschap voert Cyclus haar diensten uit binnen de gestelde wettelijke kaders en tegen een verantwoord en beheersbaar risicoprofiel dat past bij de gemeentelijke aandeelhouders en opdrachtgevers. Derhalve wordt binnen het managementsysteem van de organisatie actief gemonitord op  kwaliteit-, arbo en milieurisico’s. Processen worden actief gemonitord en op  geconstateerde afwijkingen worden direct maatregelen getroffen. 

Ten aanzien van financiële- en kredietrisico’s voert Cyclus een prudent beleid in overeenstemming met de wet FIDO zoals is vastgelegd in het treasury-statuut.